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Tendencias de futuro en la organización de congresos

in ACTIVIDADES PROFESIONALES Y ARTISTICAS

Partes que intervienen a la hora de organizar un congreso. Tendencias de futuro en la organización de congresos.

Ya hemos hablado en varias ocasiones de los diferentes tipos de eventos y su funcionalidad. Hoy vamos a hablar de los congresos como herramienta fundamental para estabilizar al día y compartir conocimientos en torno a cualquier disciplina concreta. Y es que, al igual que cuando se trata del mantenimiento de comunidades de vecinos, edificios corporativos, instituciones, etc, cualquier evento y congreso requiere de una organización, planificación y también de unas tareas de mantenimiento de las instalaciones, que a veces son fijas y otras móviles.

Los congresos son una parte importante de la vida científica, artística, cultural y profesional, y tienen una larga historia. El primer congreso del que se tiene constancia se celebró en 1599, en la Universidad de Alcalá de Henares (España). Desde entonces, se han organizado congresos en todo el mundo, pero su organización ha cambiado significativamente con el tiempo.

Los participantes más importantes en la organización de un congreso son

Los organizadores (comité de congresos): Se encargan de crear el programa, invitar a los ponentes, organizar el alojamiento y el viaje de los asistentes, etc.

Los patrocinadores: Proporcionan apoyo financiero para el evento y también pueden contribuir de otras maneras (por ejemplo, necesitará recursos adicionales).

Los medios de comunicación: Organizan conferencias de prensa y entrevistas con figuras clave antes o después de cada sesión.

Los propietarios y gestores de locales: Deben proporcionar instalaciones adecuadas, como salas de conferencias, auditorios, salas de reuniones, etc.

Partes que intervienen a la hora de organizar un congreso. Tendencias de futuro en la organización de congresos.
Partes que intervienen a la hora de organizar un congreso. Tendencias de futuro en la organización de congresos.

Un congreso es

Una reunión o conferencia, generalmente periódica, en la que los legisladores se reúnen para debatir cuestiones de diversa índole. Se compone de 3 elementos: moderador, mediador y participante.

El «moderador» modera la opacidad textual y lírica de los argumentos.

El «mediador» proporciona un vínculo entre los participantes como un espacio neutral para la discusión.

El «participante», por su parte, debe ser capaz de participar activamente en el debate sin dejarse influir por otros participantes o por sus propios intereses personales.

La palabra «congreso» viene del latín: con- + gradus (escalón) y significa «elevarse». El término fue utilizado por Cicerón para designar una reunión de ciudadanos romanos que se reunían al mismo nivel para debatir asuntos políticos en el Comitium de Roma.

Estas son las claves para organizar un congreso

Coordinar los equipos. Como organizador, tienes que asegurarte de que todo el mundo trabaja en equipo. No querrás que los miembros se pisen unos a otros o, peor aún, que se roben las ideas. Para evitar este problema, asegúrate de que cada miembro del equipo tenga sus propias tareas y responsabilidades. Esto ayudará a mantener a todo el mundo en el buen camino ya garantizar que todos avancen hacia el mismo objetivo.

Elaborar un cronograma . Un cronograma es un programa de eventos que muestra a qué hora y en qué lugar ocurrirá cada evento durante el congreso. Esto ayudará a organizar cosas como las comidas de los participantes y los ponentes, así como a establecer los horarios de las diferentes actividades, como las visitas guiadas o las presentaciones de los patrocinadores.

Control del presupuesto. Tendrás que llevar un control de cuánto dinero se ha gastado en la planificación del evento, así como de cuánto queda en el presupuesto para gastos como la comida o el transporte de los participantes que viven lejos del lugar donde se celebra (o incluso para llegar desde sus casas). También es útil saber cuánto dinero se ha recaudado hasta ahora con la venta de entradas; de esta manera se puede calcular si queda suficiente después de pagar todos los gastos y si habrá algún beneficio extra.

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La organización del congreso

Corre a cargo de un comité, formada por miembros del comité organizador y representantes de la institución anfitriona. La función del comité organizador es elaborar el programa científico, elegir el lugar de celebración y sus instalaciones, conseguir financiación, promover la participación y organizar la inscripción.

Los miembros de un comité organizador pueden ser investigadores muy ocupados que no tienen tiempo para asumir más responsabilidades. Por eso es importante que se les apoye en sus tareas. La función más importante de un comité organizador es coordinar todos los aspectos de una conferencia, evento, etc. 

El programa científico debe planificarse cuidadosamente para no sobrecargar a ningún ponente con demasiadas charlas o demasiados viajes. También debe garantizar que se mantenga un equilibrio adecuado entre las diferentes áreas de investigación y los ponentes de diferentes instituciones.

La selección del lugar de celebración es muy importante para el éxito

Debe ser accesible en transporte público y ofrecer un buen alojamiento a los participantes a precios razonables.

La financiación debe obtenerse de organismos de subvención (por ejemplo, NSERC) o de patrocinadores (por ejemplo, la industria). Si es posible, debe buscarse una combinación de ambas fuentes, ya que cada una tiene sus ventajas.

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Un congreso es una reunión de delegados o representantes.

El término se ha aplicado a las reuniones de una legislatura y también a las de una asociación académica o profesional.

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Los congresos pueden organizarse de muchas maneras diferentes, tanto formales como informalmente. Pueden ser dirigidos por una organización independiente o por una combinación de organizaciones estatales y privadas.

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Los tipos de congresos más comunes son

Congresos específicos del sector, que incluyen eventos como una Exposición Mundial.

Congresos académicos, que pueden incluir tanto conferencias como sesiones de exposiciones.

Conferencias de partidos políticos, que suelen celebrarse una vez cada varios años.

Reuniones religiosas, como sínodos o consejos ecuménicos.

Cuando se trata de celebrar un congreso

Hay muchos factores que deben tenerse en cuenta. Por ejemplo, cuando se quiera definir las fechas de un evento, hay varias preguntas que debe hacerse uno o una a sí mismo y a su equipo:

¿Cuándo es el mejor momento para que la gente asista?

¿Cuándo tendrán suficientes personas interesadas en asistir?

¿Cuándo podrá encontrar los mejores locales con disponibilidad?

¿Cuándo será más conveniente para los asistentes?

¿Cuándo podrá organizarlo todo bien?

¿Cuándo podrán los asistentes organizar sus agendas?

Y mucho más. La respuesta no es fácil, pero si no piensas en todo esto y simplemente eliges una fecha al azar, es probable que tu convocatoria no tenga éxito. 
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